Datenschutzerklärung für das Webformular zur Erfassung von Aushilfsdaten durch unsere Mandanten
1. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Rhe-Ma Steuerberatungsgesellschaft mbH
August-Horch-Straße 20
55129 Mainz-Hechtsheim
2. Zweck der Datenverarbeitung
Das Webformular dient der Erfassung von Daten zu den Aushilfskräften unserer Mandanten. Die Angaben sind erforderlich, um die lohnsteuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten ordnungsgemäß zu erfüllen und die entsprechenden Meldungen sowie Abrechnungen vornehmen zu können.
3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Vorgaben).
4. Herkunft der Daten
Die Daten stammen aus der persönlichen Eingabe unserer Mandanten auf Basis des Mandatsverhältnisses.
5. Kategorien von personenbezogenen Daten
Über das Formular werden ausschließlich die Daten zu Aushilfen erhoben, darunter insbesondere:
• Personalien (Name, Anschrift, Geburtsdatum, etc.)
• Beschäftigungsangaben (Beginn, Dauer, Tätigkeit, Vergütung, etc.)
• Steuer- und Sozialversicherungsrelevante Angaben
Ablauf der Verarbeitung
1. Die Daten werden vollständig im Webformular erfasst.
2. Nach Abschluss wird automatisch ein PDF-Dokument erstellt.
3. Die elektronisch eingegebenen Daten werden nicht gespeichert und unmittelbar nach Erstellung des PDF-Dokuments gelöscht.
4. Das PDF-Dokument wird ausgedruckt, handschriftlich unterzeichnet und uns per Post oder eingescannt per E-Mail durch die Mandanten zur Verfügung gestellt.
6. Empfänger, die Daten von uns erhalten
Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich, soweit dies für die ordnungsgemäße steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Abwicklung notwendig ist (z. B. an Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger, Krankenkassen, IT Dienstleister der Steuerberatung). Eine sonstige Übermittlung an Dritte findet nicht statt.
7. Dauer der Datenspeicherung
Der Verantwortliche speichert Informationen nur solange es für den Geschäftszweck nötig ist bzw. entsprechend weiterer gesetzlich vorgegebener Fristen. Da die elektronischen Daten nach Erstellung des PDF-Dokuments sofort gelöscht werden, erfolgt keine dauerhafte Speicherung in dem Webformular-System. Die von unseren Mandanten übersandten, unterschriebenen Dokumente werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in der Kanzlei gespeichert.
8. Persönliche Rechte
Betroffene haben grundsätzlich das Recht auf Folgendes:
• Auskunft über die Verarbeitung der Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).
9. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Gemäß Artikel 77 DS-GVO haben Betroffene das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Hierzu können sie sich in der Regel an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Firmensitzes wenden.
10. Kontakt zum Datenschutz
Für Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte per E-Mail an: datenschutz [at] rhe-ma.de
oder alternativ per Post an den Verantwortlichen oder an unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten biners – business information security, biners Deutschland GmbH, Denglerstraße 25, 53173 Bonn.
Ein Widerruf ist ggf. an datenschutz [at] rhe-ma.de zu senden.